DASAR
KONSEP PENDEKATAN SISTEM
oleh : Yohana Evi, Agus Hadi U., Sutarto*
1. Definisi Sistem
Sebuah sistem
merupakan sebuah pengaturan yang keseluruhannya telah kompleks atau
terorganisir dan menjadi satu-kesatuan yang utuh tidak dapat dipisahkan dari
sub-sistemnya. Sistem terdiri dari sebuah himpunan atau kombinasi dari hal-hal
yang membentuknya atau dikenal dengan istilah sub-sistem (elemen-elemen yang
membentuknya), lalu elemen-elemen tersebut menjadi kompleks dan menjadi satu-kesatuan
yang utuh. Di definisi lain sistem itu sendiri jika ditinjau dari makna kata
merupakan suatu rencana, metode, teratur/berurutan, dan terorganisir. Kebalikan dari sebuah sistem adalah semerawut
atau tidak terorganisir serta elemen-elemennya tidak saling berhubungan
timbal-balik.
Konsep dasar sistem
dapat ditarik dari pola interaksi/saling ber-hubungannya antara elemen-elemen
yang membentuknya dengan keselurhan sistem yang telah jadi atau terorganisir
dan kompleks. Sebagai contoh: tubuh kita merupakan sebuah sistem organ yang
telah jadi/komplek/terorganisir, yang di mana sistem organ tersebut bisa
dipilah-pilah lagi menjadi sub-sistem atau elemen-elemen yang membentuknya,
seperti sistem sirkulasi darah, sistem pernafasan, sistem saraf, dan lain-lain.
Sadar atau tidak sadar sebenarnya di dalam kehidupan sehari-hari pun kita telah
masuk kedalam sebuah sistem. Seperti sistem transportasi, sistem ekonomi, sistem
komunikasi, dan lain-lain. Sedikit renungan agar saudara paham apa itu sistem,
coba ajukan pada diri sendiri pernahkah saya menciptakan sebuah sistem ataukah
saya telah memasuki sebuah sistem secara sadar ataupun tidak sadar?
Sistem itu bisa
diciptakan dengan cara mempelajari ataupun menemukan urutan-urutan-nya
(elemen-elemen yang membangunya dan saling berhubungan timba-balik). Jika kita
ingin membangun sebuah sistem jaringan komputer maka kita memerlukan elemen-elemen
lainnya yang saling membentuk dan membangun, seperti sub-sistem-nya adalah
pengaturan modem, internet service provider, dan bila perlu CPU atau
procesornya bisa di pilah-pilah lagi menjadi unit sub-sistem yang lebih kecil.
Jadi dasar konsep pendekatan sistem bisa kita lihat dari pola interaksi/saling
berhubungannya antara sub-sistem ke sistem-nya ataupun bisa juga sebaliknya dari
sistem ke sub-sistem-nya. Lebih lanjut, sistem yang sudah jadi sekarang, bisa
menjadi sebuah sub-sistem untuk membuat atau menemukan sistem yang lebih
kompleks lagi. Pendekatan sistem dapat memberikan gambaran yang lebih baik
tentang sistem dengan sub-sistem-nya yang ada sekarang dan bersama-sama nanti
bisa menjadi sebuah sistem yang lebih kompleks lagi.
2.
Teori
Umum Tentang Sistem
Merupakan suatu pengembangan
sistem yang menggambarkan ataupun menjelaskan dari hubungan-hubungan antar-sistem
yang ada sekarang untuk keperluan kajian ilmiah. Lebih jelas Buckley
menerangkan: keseluruhan fungsi (sub-sistem) yang mana fungsi-fungsi tersebut
saling berhubungan dan ketergantungan dan menjadi satu kesatuan yang utuh
disebut dengan sebuah sistem. Dan metode atau model yang mana bertujuan untuk
menemukan bagaimana fungsi ini bisa menjadi lebih baik lagi dan kompleks dalam
ruang lingkup yang lebih luas disebut dengan teori sistem yang lebih umum.
Teori umum tentang sistem lebih melihat kepada bermacam-macam metode displin
ilmu daripada hanya melihat atau membahas sub-sistemnya saja. Salah satu faktor
utama untuk membuat model teori umum tentang sistem adalah dengan memanfaatkan disiplin
ilmu atau bidang keilmuwan yang lain.
Di akhir abad ke
20, banyak terjadi konflik untuk memperluas suatu sistem keilmuwan. Contohnya:
ketika ingin mendalami ilmu nuklir, hal ini tidak akan terlepas dari
mempelajari sistem keilmuwan yang lainnya seperti: ilmu fisika, ilmu kima, ilmu
bologi, ilmu ekonomi dan lain-lain. Penyebab konflik tersebut adalah perbedaan
komunikasi di masing-masing bidang keilmuwan tersebut. Tiap-tiap disiplin ilmu
mempunyai bahasa komunikasi yang berbeda-beda dan pendirian yang berbeda-beda
pula, serta hanya dapat dimengerti oleh bidang keilmuwan itu sendiri. Sebagai
contoh: Untuk memperbaiki sistem APBN. Pemerintah Indonesia memutuskan meninjau
ulang sistem transportasi yaitu salah satu sub-sistemnya BBM-nya. Dan
selanjutnya pemerintah Indonesia tidak hanya meninjau dari sistem tersebut tetapi
juga harus meninjau dari sistem lingkungan hidup, budaya & sosial salah
satunya melalui sub-sistem DPR. Untuk membuat kesepakatan yang tidak merugikan
di salah satu sistem-sistem yang lain, maka diperlukan komunikasi yang baik dan
menyatukan tujuan bersama.
Jadi, teori umum tentang sistem adalah yang
membahas keterkaitan sistem dengan sistem lain, dengan sistem yang lainnya
lagi, dan seterusnya. Sedangkan teori sistem adalah membahas keterkaitan antara
sub-sistem dengan sistemnya saja. Di dalam dunia penelitian, peneliti biasanya
menggunakan teori sistem yang lebih umum daripada hanya menelaah sub-sistem
dengan sistemnya saja. Contoh, sejarahwan pasti menggunakan berbagai disiplin
ilmu untuk menjelaskan atau menggambarkan sistem peradaban manusia di zaman
itu, berbagai disiplin ilmu tersebut misal bisa jadi dilihat dari ilmu
sosiologi, antropologi, biochemistry, geologi, dan lain sebagainya. Teori sistem
yang lebih umum memberikan kemudahan bagi peneliti untuk menemukan atau
memaksimalkan sistem yang ia cari atau bisa memperbaiki sistem yang sudah ada
untuk keperluan kajian ilmiah. Karena inti dari teori umum tentang sistem adalah
tidak selamnya sistem tersebut bagus permanen sepanjang masa, adakalanya harus
diperbaiki dan di update untuk kehidupan sekarang yang lebih baik dengan cara
menelaah atau mengkaitkan dengan sistem-sistem yang lain.
3.
Teori
Sistem dan Organisasinya
Salah satu aspek
penting dari teori umum tentang sistem adalah perbedaan antara sistem terbuka
dengan sistem tertutup. Contoh sistem terbuka adalah makhluk hidup yang mana
memang sudah mutlak menjadi sebuah sistem yang sempurna tidak ada kekurangan
dan kelemahan. Mengapa makhluk hidup/manusia disebut sistem yang terbuka karena
manusia bisa mempertahankan sistemnya sendiri secara otomatis tidak memerlukan
ketergantungan dan saling mengadaptasi. Tidak
hanya bisa mempertahankan sub-sistemnya sendiri, tetapi manusia juga bisa
beradaptasi dengan mudah ke sistem-sistem lain. Seperti sistem ekonomi, sistem
tranportasi, sistem komunikasi, sistem organisasi-bisnis, dan lain-lain. Inti
dari sistem yang bersifat terbuka adalah “Dynamic Equilibrium” keseimbangan yang
dinamis dan terbuka untuk segala perubahan.
Contoh sistem
yang tertutup adalah sistem atau model-model hasil ciptaan atau karya manusia seperti
sebuah sistem organisasi-bisnis yang mana sistem tersebut perlu dukungan dari
organisasi yang paling bawah dahulu lalu ke atas. Di dalam sebuah organisasi-bisnis
terdapat organisasi yang paling bawah atau mendasar adalah pekerja, pelanggan,
pemasok, pesaing, dan dukungan lingkungan. Jika salah satu sistem tersebut
tidak berjalan sebagaimana mestinya maka sistem-sistem yang lebih tinggi
diatasnya juga akan terganggu. Inti dari sistem yang bersifat tertutup adalah
“Dynamic Interplay” keseimbangan dapat diraih jika masing-masing sistem
menjalankan perannya dengan baik dan bersifat tertutup dari sistem lain, jika sistem
tersebut tidak sesuai atau bisa menghambat kinerja sistem yang sudah ada.
Analogi sistem
dan organisasinya dapat dilihat dari sub-sistem manusia itu sendiri, contoh sistem
pencernaan, jika manusia lapar maka lambungnya harus disi makanan, ketika
terjadi pencernaan makanan maka hasil sari-sari makanan tersebut dialirkan
melalui sistem sirkulasi darah untuk menghasilkan tenaga. Selain
didistribusikan ke organ tubuh sari-sari makanan juga akan dikirim ke sistem
saraf/otak untuk berpikir dan untuk merasakan lapar/kenyang tersebut. Dalam hal
ini otak merupkan yang paling tinggi kedudukannya di organisasi sistem terbuka tersebut.
Sistem tertutup (Organisasi-bisnis seperti contoh diatas) kedudukan
organisasnya yang paling tinggi terletak di manajemen-nya.
Sistem dan
organisasinya dapat membantu peneliti untuk mengintegrasikan sebuah keputusan
yang akan diambil. Dengan mempelajari sistem dan organisasinya akan memberikan
manfaat dalam menganalisis suatu masalah dan bijak dalam mengambil suatu
keputusan. Mempelajari organisasi dari sebuah sistem dapat dilihat dari
sub-sistemnya sendiri, keadaan sekitar atau lingkungan, dan informasi-informasi
baru yang mendukung atau menopang sistem dan organisasi tersebut.
4.
Konsep
Sistem dan Managemen-nya
Dari pembahasan
bab sebelumnya jika ada sistem beserta organisasinya maka diperlukan managemen
sebagai organisasi tertinggi untuk mengkoordinasikan diantara banyak sub-sistem
yang ada agar proses atau kegiatan tersebut terkontrol dan tujuan-nya pun dapat
tercapai. Manager di dalam sebuah organisasi suatu sistem sangat dibutuhkan
untuk mengubah sumber daya yang ada (bisa jadi manusia, perawatan mesin, dan
pengelolaan uang) menjadi sesuatu yang lebih berdaya guna dan sesuai dengan
tujuan.
Managemen adalah
proses mengkoordinasikan atau mengelompokkan sumber daya yang ada menjadi sesuatu
yang lebih berdaya guna agar tujuan dari sistem tersebut dapat tercapai. Managemen
di dalam sebuah organisasi sistem juga terlibat dalam pengontrolan organisasi,
pemikiran strategi-strategi untuk ke depan, mengatur kegiatan operasional, dan
juga peka terhadap lingkungan atau perubahan alam sekitarnya. Managemen yang
bagus adalah seorang manager yang bisa menghubungkan organisasi-organisasinya
(sub-sistemnya) sesuai tujuan dan perannya masing-masing. Dalam skala
organisasi yang kecil segala aspek pengelolaan (manager) biasanya dilakukan
oleh 1 individu saja cukup, tetapi dalam skala organisasi yang besar dibutuhkan
banyak manager-manager untuk melakukan pengelolaan tersebut.
Seperti yang
digambarkan oleh Simon dalam figure 1-1 hal:17. Bagan tersebut menjelaskan
tugas-tugas seorang manager dilihat dari strategi-strategi yang berhubungan
langsung dengan lingkungan, bagaimana mengkoordinasikannya dan sampai pada tahap
pengaturan operasionalnya.
5.
Pendekatan
Sistem
Konsep dasar
pendekatan sistem mengandung artian sebagai sebuah fasilitator untuk memahami/mempelajari/menguraikan
suatu sistem yang rumit. Ada tiga aspek dalam melakukan suatu pendekatan
terhadap sistem, yaitu: filosofi dari sistem tersebut, metode atau teknik yang
akan dipakai, dan sistem managemen-nya bagaimana?
Melakukan
pendekatan sistem hendaklah dimulai dengan pengertian sistem secara umum, yang
dalam artian tidak membicarakan antara sub-sistem dengan sistemnya saja tetapi
juga merujuk pada sistem-sistem yang lain. Seperti terlihat pada bagan 1-2 Hal
19. Bagan tersebut dimulai dengan pengertian sistem secara umum, yang
didalamnya terdapat 3 lingkaran saling berhubungan membentuk diagram venn,
yaitu: sistem filosofi, sistem managemen, dan sistem analisis. Ketiga aspek ini
wajib ditelaah untuk bisa melakukan pendekatan atau mendalami suatu sistem
tersebut.
Sistem filosofi
“A way of Thinking” adalah bagaimana caranya kita harus memahami sistem
tersebut sedetail-detailnya baik itu dilihat dari segi fenomena-fenomena yang
terjadi dan komponen-kompone-nya yang saling berhubungan. Untuk tahap ini bisa
menjadi suatu tugas seorang manager atau pengelola sebagai strategi awal untuk
melakukan suatu pendekatan sistem.
Sistem analisis
adalah metode atau teknik yang akan digunakan untuk memecahkan masalah atau
hasil yang ingin dicapai. Termasuk di dalamnya mengidentifikasi
variable-variabel, pokok permasalahannya, dan solusi-solusi yang memungkinkan.
Biasanya sistem analisis berbentuk kuantitatif atau perhitungan-perhitungan yang
banyak berkaitan dengan sistem yang bersifat tertutup.
Sistem managemen
sebagai unit pelaksana untuk mengkoordinasikan segala hal yang berkaitan dengan
sistem dan sub-sistemnya.
6.
Kesimpulan
a. Sebuah
sistem merupakan sebuah pengaturan yang keseluruhannya telah kompleks atau
terorganisir dan menjadi satu-kesatuan yang utuh tidak dapat dipisahkan dari
sub-sistemnya.
b. Pengertian
sistem yang lebih luas biasa dipakai oleh kalangan peniliti untuk menemukan
keterkaitan antar-sistem untuk keperluan kajian ilmiah.
c. Pengertian
sistem yang lebih luas meliputi dua aspek yaitu sistem yang bersifat terbuka
dan sistem yang bersifat tertutp. Sistem yang bersifat terbuka terdapat di
makhluk hidup, dan sistem yang bersifat tertutp bisa ditemui di sistem buatan
manusia, yaitu: sistem organisasi-bisnis.
d. Pendekatan
sistem mengandung artian sebagai sebuah fasilitator untuk
memahami/mempelajari/menguraikan suatu sistem yang rumit. Ada tiga aspek dalam
melakukan suatu pendekatan terhadap sistem, yaitu: filosofi, metode dan
managemen-nya.
Referensi
Jhonson, A. Richard, Kast E. Freemont,
& Rosenzweig E. James: The theory and
management of systems. Third Edition: International Student Edition.
McGRAW-Hill KOGAKUSHA, Ltd.
*Mahasiswa Pasca Sarjana Prodi Teknologi Pendidikan UNS angkatan 2013
0 komentar:
Posting Komentar